09 juni 2016
Het gebruik van een financieel administratie systeem
Een bedrijf heeft constant te maken met financieel verkeer. Denk aan inkopen, verkopen, retouren, lening, huur en nog veel meer. Al deze financiële feiten moeten worden opgenomen in de administratie van het bedrijf. Voor ondernemers geldt namelijk de fiscale bewaarplicht: de wettelijke plicht om een overzichtelijke administratie bij te houden en deze zeven jaar te bewaren.
Het is voor bedrijven verstandig danwel verplicht om hiervan een balans te maken. In de balans staan de bezittingen, schulden en eigen vermogen van één bepaald moment onder verdeeld uit debet (bezit) veranderingen, oftewel activa en aan de andere kant van de balans credit (schulden) en passiva. Elke keer wanneer een financiële wijziging zich voordoet, ontstaan er veranderingen in deze balansposten.
FINANCIËLE ADMINISTRATIE SOFTWARE
Verplichte onderdelen die volgens de fiscale bewaarplicht moeten worden bijgehouden zijn:
- Loonadministratie
- In- en verkoopadministratie
- Debiteuren- en crediteurenadministratie
- Voorraadadministratie
- Grootboek
De financiële administratie software, of boekhoudsoftware, geeft de mogelijkheid om al deze financiële gegevens bij te houden. Naast de financiële gegevens, zijn er ook andere mogelijkheden om het ondernemen makkelijker te maken. Verschillende software aanbieders geven de mogelijkheid om belastingaangiftes efficiënt en effectief in te dienen, facturen op te stellen, nog te betalen kostenposten (crediteurenadministratie) en nog te ontvangen inkomsten (debiteurenadministratie) weer te geven.
PASSENDE BOEKHOUDSOFTWARE
Het bijhouden van de administratie door middel van boekhoudpakket heeft zo zijn voordelen. Het is goedkoper (uitbesteden kost vaak veel geld), neemt weinig tijd in beslag en geeft meer controle over de financiële situatie binnen het bedrijf. De keuze voor het financiële syteem brengt echter een erg groot risico met zich mee. De implementatie kost tijd, geld en het achteraf overstappen naar een ander systeem vertraagd al snel de groei van de organisatie. Hieronder een aantal tips om de passende boekhoudsoftware te vinden.
- Stel aan de hand van tekortkomingen van de huidige boekhoudsituatie een lijst op met vereiste punten die in het toekomstige boekhoudpakket terug moeten komen
- Betrek medewerkers die met het boekhoudsysteem gaan werken in het selectietraject
- Een bedrijf gebruikt vaak meerdere systemen. Ga na of een koppeling met het boekhoudsysteem mogelijk is
- Bij het overgaan op een ander boekhoudsoftware zullen de oude gegevens (tot zeven jaar terug) moeten worden meegenomen in het nieuwe systeem
- Let niet alleen op de kosten voor het boekhoudsoftware zelf, maar vooral op de implementatiekosten
- Kies het boekhoudpakket op basis van een demoversie, waarin u de werking heeft gezien.
Auteur: Wesley Regtuit