Regelt de communicatie, retourstroom, beoordeling, verwerking in ERP en analyses
Oneindig aantal retouren mogelijk! Grote aantallen aangemeld via batches
Onbeperkt aantal gebruikers en leveranciers kunnen er gebruik van maken
Onderhoud en verbeter het contact met de klant
Bijna ieder bedrijf krijgt vroeg of laat te maken met retouren. Klanten die bijvoorbeeld niet tevreden zijn over het ontvangen product, verkeerd geleverde producten of wellicht is het beschadigd bij aankomst.
Eigenlijk is een retour een omgekeerde aankoop door de klant. Hij koopt niet van jullie webshop of webportaal, maar de webshop 'koopt' terug van hem. Alle onderdelen van de bestelling komen weer terug in omgekeerde volgorde: levering van goederen, ontvangstcontrole, wijziging van de voorraad en een financiële mutatie. Eigenlijk volledig identiek aan een aankoop maar dan omgekeerd.
Een strak ingericht retourproces bespaart kosten. Utilize retouren zorgt ervoor dat de retourafhandeling wordt geautomatiseerd en vereenvoudigd. Klanten melden de retour vooraf aan en deze is daarmee gekoppeld aan jullie financiële systeem (AccountView, Exact en Unit4 Multivers). Dit zorgt ervoor dat bijvoorbeeld creditfacturen automatisch worden aangemaakt wanneer een klant heeft aangegeven geld terug te willen ontvangen. Ook worden er nieuwe verkooporders tegen nultarief klaargezet wanneer een nieuw product geleverd moet worden. De financiële en voorraadmutaties worden automatisch bijgewerkt en doorgevoerd. De retour wordt vooraf aangemeld - inclusief de benodigde informatie - en zo ga je al dan niet akkoord met de retournering. Op deze manier ben je voorbereid en wordt het proces – met uitzondering van het fysieke controleproces - automatisch afgehandeld. Het vooraf afstemmen van het retourneren noemen we RMA (Return Materials Authorization). Natuurlijk hebben jullie als onderneming het laatste woord. Je kunt aangeven hoe de retour precies verwerkt moet worden, ongeacht wat de klant heeft aangegeven.
Een klant heeft elk moment van de dag toegang tot zijn orders en de ordergeschiedenis. Bij een gebrek in het product kan er dus direct een retourverzoek ingediend worden. Wanneer het retour is aangemeld, start het retourproces.
Jullie bedrijf ontvangt het retourverzoek direct in het Utilize Retouren platform. Hier staan de binnengekomen retourmeldingen overzichtelijk vermeld. De retour zul je moeten goed- of afkeuren op basis van de retourreden, foto's en overige informatie die in het Utilize Retouren platform beschreven staat.
Na jullie goedkeuring van het retourverzoek, ontvangt de klant direct haar RMA-code (retournummer). Dit nummer is nodig voor de retourzending van het retour en vervolgens de verwerking bij binnenkomst.
De RMA code wordt vervolgens gescand door de vervoerder van het retour. Deze brengt het retour terug naar het bedrijf om het product zo snel mogelijk terug in het assortiment te nemen of te repareren.
Bij binnenkomst van de retourzending zal het bedrijf het retour moeten controleren. Indien alles in orde is kan de retourzending nogmaals worden goedgekeurd. Hiermee wordt het retour automatisch verwerkt in de financiële administratie en wordt de voorraad aangepast.
De volledige integratie met het financiële systeem zorgt voor optimale efficiency. Na de laatste beoordeling van de retourzending vindt er een financiële en/of voorraad mutatie plaats. Het resultaat is een flinke tijdsbesparing.
Vragen, opmerkingen of andere dingen met ons delen?
Kom in contact
Klinkt ongelooflijk? We laten het graag zien bij een vrijblijvende demo.
Maak kennis
Periodiek nieuws, tips en tricks ontvangen?
Graag!